Zoom hack 9.28.20 email

9.28.2020 Zoom Information

On Friday of last week during a Zoom assembly we were the victims of a hack. At first we believed the incident to be a student being inappropriate, but after researching the situation, we now believe that an outside perpetrator hacked our meeting. Zoom links have passcodes attached to limit this chance, but we have a number of safety items that we can add to make our sessions more secure. In this case, these security measures had been disabled when they could not make the presentation work properly. In hindsight, the session should have been closed, participants asked to rejoin in 5 minutes, and back-end work done to get the presentation loaded. For expedience, this is not what was done, and it increased our risk of exposure to this individual who hacked us.

Zooms for today have been cancelled, and staff has been given clear instructions regarding security features within Zoom that all staff must use moving forward. Starting with the Zoom sessions tomorrow, your child should see some alteration in how they enter the meetings and to the features that they have access to within the meetings. You child should be placed in a waiting room and be unable to access the Zoom session until the teacher arrives to host the meeting. This is just one of a number of additional layers of protection being added to increase security, and will be the most visible to the students. 
 
Future assemblies and large group events will have similar security and will likely also have no access to features such as the chat or screen sharing. We want to use the tools that we have as best we can, but not at the risk of student safety. Zoom added a number of features last spring to enhance their security, but no platform is 100% safe, and we need to use all safety features available to us, even if they make the platform a little less "user friendly." 
 
We understand your anger and disappointment with us and are taking measures to prevent future issues. Student safety is our first priority, and we need to do better moving forward.
 
Amy Huntley
Ocean Beach School District
Superintendent

El viernes pasado, durante una asamblea de Zoom, fuimos invadidos cibernéticamente por un intruso. Al principio pensamos que era uno de nuestros estudiantes actuando inapropiadamente, pero después de indagar más a fondo, llegamos a la conclusión de que fue un intruso de afuera el que se introdujo a nuestra reunión. A los enlaces de Zoom se les adjunta una contraseña para tratar de limitar este tipo de incidentes, pero además contamos otros elementos de seguridad que podemos agregar para hacer las reuniones más seguras. En este caso, las medidas de seguridad fueron deshabilitadas al no lograr que la presentación funcionara apropiadamente. Lo correcto hubiera sido que se hubiese cerrado la sesión, se le hubiese pedido a los alumnos que esperaran 5 minutos antes de reincorporarse a la sesión, mientras se subía todo lo necesario para la presentación. Esto no fue hecho así y con ello se aumentó el riesgo de exposición a la invasión de este intruso.

Todas las reuniones de Zoom de hoy fueron canceladas y les fueron dadas instrucciones muy claras al personal de la escuela acerca de las medidas de seguridad que deben poner en práctica con el uso de Zoom en lo sucesivo. A partir de las sesiones de Zoom de mañana, su hijo(a) deberá notar algunas alteraciones en la forma en que ingresará a las reuniones, así como a las funciones a las que tiene acceso dentro de las reuniones. Su hijo(a) será colocado en una sala de espera y no podrá ser aceptado a la sesión hasta que el maestro o la maestra esté listo(a) para hacerse cargo de la reunión. Esta es solo una de las muchas capas de seguridad que están siendo agregadas, la cual será lo primero que notarán los alumnos.

En el futuro, las asambleas y los eventos de grupos grandes contarán con medidas de seguridad similares, y lo más seguro es que no cuenten con acceso a funciones como el “Chat” o a la pantalla compartida. Queremos utilizar las herramientas disponibles de la mejor manera posible pero sin poner en riesgo a nuestros alumnos. Zoom agregó un gran número de funciones la primavera pasada con el fin de mejorar su sistema de seguridad, sin embargo, ninguna plataforma es 100% segura, y necesitamos hacer uso de todas las funciones de seguridad disponibles, aun cuando esto provoque que la plataforma sea “menos fácil de usar”.

Nosotros entendemos su enojo y decepción hacia nosotros y estamos tomando las medidas necesarias para prevenir problemas futuros. La seguridad de nuestros estudiantes es nuestra prioridad y necesitamos hacer las cosas lo mejor posible en lo sucesivo.

Amy Huntley 
Superintendente 
del Distrito Escolar de Ocean Beach